Bezpieczeństwo IT w kancelarii prawnej

Opublikowano 17 lipca, 202021 lipca, 2021 przez Redakcja Ambitnego

Bezpieczeństwo systemów komputerowych jest w obecnych czasach jednym z najważniejszych aspektów prawidłowo funkcjonującej firmy, a w tym kancelarii prawnej. Zgodnie z obecnymi przepisami prawnymi za naruszenie poufnych danych osobowych grozi odpowiedzialność karna. Państwo Polskie nakłada na przedsiębiorców, którzy przechowują dane klientów obowiązek informowania ich o rodzajach danych jakie są przechowywane oraz sposobach ich pozyskiwania.

Kancelaria prawna a bezpieczeństwo IT – jak się zabezpieczać?

Aby zabezpieczyć kancelarię prawną przed atakami hakerskimi, które mają na celu kradzież między innymi danych osobowych należy stosować kilka podstawowych zasad bezpieczeństwa. Przede wszystkim warto zainwestować w zabezpieczenia dotyczące bezpośrednio sieci komputerowej, w której działają urządzenia w firmie oraz serwery.

Głównym elementem, który służy jako tarcza antywłamaniowa jest instalacja antywirusa oraz odpowiednio skonfigurowanej zapory sieciowej, która odeprze ataki np. hakerskie. Antywirus pozwala nie tylko na wyeliminowanie przypadkowo ściągniętych wirusów, ale także poinformuje o niebezpieczeństwie jakie wiąże się z odwiedzaniem podejrzanych stron internetowych.

Profesjonalne firmy, które zajmują się ochroną systemów komputerowych i oferują profesjonalne usługi informatyczne zalecają też wykorzystanie funkcji IPS, która wykorzystuje połączenia VPN (bezpieczne) podczas łączenia się komputerów jednej firmy bądź serwisu ze sobą. Dzięki wykorzystaniu szyfrowanego połączenia można uniknąć włamań bądź kradzieży haseł dostępu przez osoby nieuprawione. Dzięki systemowi IPS dokonuje się także audytu systemu płatności w firmie bądź wychwytywaniu luk w zaporach sieciowych. Pozwala to na szybkie reagowanie w przypadku wystąpienia niebezpiecznych niedociągnięć w bezpieczeństwie systemu IT.

Funkcje, które zawarte są w systemie IPS to także:

monitorowanie ruchu w sieci,
kontrola użytkowników,
blokady antyspamowe,
wykorzystywanie bezpiecznych połączeń http i https, które są szyfrowane i bezpieczne.

Aby prawidłowo zabezpieczyć przechowywane dane osobowe warto też wykonywać bezpieczne kopie zapasowe, które przechowywane są na serwerach zabezpieczonych hasłami oraz wieloma zaporami sieciowymi. Dostęp do takowego serwera ma tylko i wyłącznie administrator.

System, który wykonuje kopie zapasowe gwarantuje szybkość, elastyczność oraz 100% bezpieczeństwa dla przechowywanych danych. Dzięki wykorzystaniu najnowszych technologii kopie zapasowe mogą być wykonywane w tak zwanym systemie „hot backup”, co oznacza, że pliki zabezpieczane są bez potrzeby zatrzymania obecnie działającego oprogramowania w firmie. Kopie zapasowe pozwalają zwolnić przestrzeń dyskową na urządzeniach pracujących w firmie co znacznie przyśpiesza ich pracę, a dodatkowo dane, które aktualnie są niepotrzebne w kancelarii będą przechowywane w bezpiecznym sejfie czyli serwerze.

Jednym z ostatnich elementów, które należy wdrożyć w pracy prawnika to system DLP, który pozwala dopasować firmę do wymagań RODO. Dzięki DLP można stale kontrolować to co dzieje się w firmie oraz określać, który z pracowników może otrzymać dostęp do poufnych danych osobowych.

Funkcje, za które odpowiada oprogramowanie DLP to głównie:

audyt aktywności użytkowników oraz przechowywanych danych pod względem wymagań RODO,
blokada kanałów wycieku,
blokowanie stron internetowych oraz blokowanie nieznanych nośników, które wpinane są do komputerów w sieci firmowej.

Korzysta się również z audytu, który dotyczy bezpośrednio zasad płynących z RODO oraz audytu sprawdzającego poprawność wprowadzonych zabezpieczeń sieciowych aby uniknąć wycieków. Stosując wszystkie powyższe elementy można mieć pewność, że kancelaria prawna będzie działać przede wszystkim zgodnie z warunkami RODO, a także będzie w pełni zabezpieczona przed wyciekiem danych osobowych.

Wyciek danych w pracy prawnika – co za to grozi?

W kancelariach prawnych wykorzystuje się systemy ERP do zarządzania zasobami ludzkimi oraz przechowywanymi danymi. Pozwala to przyśpieszyć i usprawnić pracę prawników w kancelarii. Niestety wiele systemów nie jest odpowiednio zabezpieczonych przez co może dochodzić do wycieków danych osobowych.

Prawo Polskie określa kary, które nakładane są na przedsiębiorstwa, w których doszło to takich incydentów. W przypadku prawników jest to kara oraz innych pracowników za doprowadzenie do wycieku grozi kara porządkowa, wypowiedzenie, a nawet zwolnienie dyscyplinarne. Dodatkowo firma na zgłoszenie wycieku ma nie więcej niż 72 godziny.

Jeżeli przedsiębiorstwo zatai fakt wycieku danych osobowych może liczyć się z karą nawet 10-ciu milionów euro. Dodatkowo przestępstwa związane z nielegalnym przechowywaniem takich danych bądź ich wyciekiem zagrożone są karą pozbawienia wolności do lat 2 bądź grzywną.

Aitik – usługi IT Wrocław