Outsourcing kadr i płac w firmie – dlaczego się opłaca?

Outsourcing polega na tym, by skupiać się na swoim głównym przedmiocie działalności, a wszelkie jej poboczne elementy delegować do wykonania firmom zewnętrznym. Taka praktyka, choć rozpoczęła swój sukces w dziedzinie IT, dziś zyskuje zwolenników także w innych gałęziach usług. Możliwe jest zatem zlecenie firmie zewnętrznej na przykład rekrutacji pracowników czy wypłaty wynagrodzeń. Dzieje się to często w formie tak zwanych agencji pracy, które wyszukują kandydatów na dane stanowisko i podpisują z nimi umowę, wyręczając w tym zakresie firmę, w której dany pracownik ma wykonywać zadania.

Outsourcing kadr i płac to niższe koszty

Jeśli decydujemy się na delegowanie zadań do zewnętrznych firm, obniżamy koszty własnej działalności. Jeśli bowiem chcielibyśmy samodzielnie prowadzić proces rekrutacyjny, zatrudniać pracowników, opłacać ich ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, a dodatkowo w tym celu zatrudniać księgową, koszty naszej działalności gwałtownie wzrastają. W momencie delegacji tego typu zadań możemy je znacząco obniżyć, płacąc zewnętrznej firmie umówioną kwotę za tego typu usługi, zazwyczaj znacznie niższą od tej, którą musielibyśmy wydać, gdybyśmy chcieli wykonywać wszystkie te zadania we własnym zakresie.

Outsourcing kadr i płaci to mniejsze potrzeby lokalowe

Zatrudniamy rekrutera? Trzeba mu zapewnić stanowisko pracy i odrębne pomieszczenie, w którym będzie mógł swobodnie przeprowadzać rozmowy rekrutacyjne. Dodatkowo warto byłoby zainwestować w jego umiejętności doboru kandydatów. Potrzebujemy księgowej, która wypłaci wynagrodzenia, wykona stosowne przelewy, przypilnuje terminów? Jej też należy zapłacić, a poza tym zapewnić stosowny i potrzebny do pracy sprzęt: komputer, pomieszczenie, drukarkę. W momencie gdy takie obowiązki wykonuje za nas firma zewnętrzna, spadają koszty energii elektrycznej, wyposażenia pomieszczeń lub ewentualnego ich stworzenia, jeśli nimi nie dysponujemy w ogóle.

Outsourcing kadr i płac to brak konieczności inwestycji w specjalistyczne programy

Być może rekruter nie potrzebuje specjalistycznych programów komputerowych do swojej pracy, ale księgowa już owszem, nie obędzie się bez specjalistycznych oprogramowań, które pomogą jej przygotować stosowną dokumentację rozliczeniową. Takie programy to nieraz wydatki rzędu kilku tysięcy złotych, zwłaszcza jeśli posiadają odpowiednią licencję. Decydując się na outsourcing kadr i płac likwidujemy tego typu koszty; muszą je ponieść właśnie firmy zewnętrzne, którym płacimy za usługi.

Outsourcing kadr i płac to inwestycja w specjalistyczną wiedzę

Jeśli nie chcemy ponosić wysokich kosztów rekrutacji i tracić na nią czasu, to outsourcing kadr i płac będzie najlepszym rozwiązaniem. To firma zewnętrzna zatrudniająca wykwalifikowanych i doświadczonych headhunterów znajdzie pracownika idealnego na pożądane stanowisko, a my nie będziemy musieli się niczym martwić, tym samym będziemy mieli mniej problemów na głowie związanych z prowadzeniem naszej działalności. Jeśli z kolei chcielibyśmy inwestować we własną księgową, trzeba by regularnie wysyłać ją na kosztowne szkolenia, a to dlatego, że przepisy prawa pracy i podatkowego zmieniają się jak w kalejdoskopie i bez na bieżąco aktualizowanej wiedzy można się w nich zgubić, nawet jeśli ukończyliśmy studia w tym zakresie.

Outsourcing kadr i płaci to mniej dokumentacji

Z zatrudnianiem i opłacaniem pracowników wiąże się konieczność przechowywania szerokiej dokumentacji – danych osobowych pracowników, ich dyplomów i zaświadczeń potwierdzających kwalifikacje, niejednokrotnie dysponowanie obszernym archiwum. By takie dokumenty przechowywać, potrzebujemy sporo miejsca. Problem ten znika, gdy inwestujemy w usługi outsourcingowe w zakresie kadr i płac – zarówno dokumentację, jak i wszelkiego rodzaju rachunki, potwierdzenia wpłat zaświadczenia są w posiadaniu innej firmy, a nie w naszym.

Outsourcing kadr i płac to mniej własnych obowiązków

Zewnętrzna firma, której zlecimy obsługiwanie spraw z zakresu kadr i płac, za nas wykona stosowne przelewy nie tylko na konta pracowników, ale i do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy Urzędu Skarbowego. Przypilnuje wszelkich terminów, obliczy wysokość składek, sporządzi umowy o pracę, będzie ewidencjonować zarówno czas pracy, jak i wymiar urlopów. Pamiętajmy jednak, by przed podpisaniem umowy z taką firmą dokładnie ją przeanalizować, poprosić o referencje oraz uwzględnić sposób komunikacji ze specjalistami, by przyszła współpraca przebiegała sprawnie i bezstresowo.