Uzyskanie certyfikatu ISO krok po kroku

Kwestia zarządzania firmą opartego o konkretną strategię i przyjmującego odpowiednie środki ostrożności wydaje się być sprawą oczywistą, jednak w obliczu ogromnej konkurencji ryzykownej często zaniedbywaną.

Chcąc zdobyć przewagę i zaproponować rynkowi niespotykane dotąd rozwiązania lub po prostu dostarczyć klientom to, czego oczekują, wiele przedsiębiorstw wybiera tak zwane skróty, unikając pewnych procedur i czasami odnosząc w ten sposób sukces, jednak częściej polegając z kretesem. Aby uniknąć takich sytuacji, a jednocześnie piąć się w górę konkurencyjnej drabinki, specjaliści biznesowi proponują podejście systemowe, oparte o uznane na arenie międzynarodowej standardy ISO. Jak przebiega proces ich wdrażania i na czym, krok po kroku, polega certyfikacja ISO?

Czym jest certyfikat ISO?

Certyfikacja ISO to jeden z trudniejszych, ale jednocześnie najbardziej uznanych procesów zdobywania przewagi konkurencyjnej i doskonalenia strategii biznesowej firmy niezależnie od jej pozycji, wielkości czy branży docelowej. Właściwie każdy przedsiębiorca może poddać się dziś procesowi wdrażania systemu zarządzania opartego o wytyczne przedstawione przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną, prowadzącemu do podejmowania bardziej świadomych i odpowiedzialnych działań w obrębie danego obszaru zarządzania.

Certyfikat ISO to dokument poświadczający o stosowaniu systemu zarządzania zgodnego z określoną normą międzynarodową, będący świadectwem stosowania przez markę najlepszych praktyk biznesowych i prowadzenie zrównoważonych działań w celu uzyskania jak najlepszych rezultatów produktowych przy jak najmniejszych stratach, szkodach i bez podejmowania ryzyka.

Podstawowym elementem procesu certyfikacji ISO jest oczywiście przeprowadzenie audytu wstępnego służącego w roli tzw. analizy luk, a więc pozwalającego na zlokalizowanie wszelkich nieprawidłowości w obecnym systemie zarządzania w odniesieniu do wytycznych zawartych w wybranej do certyfikacji normie.

Ostatnim etapem procesu jest również audyt, tym razem prowadzony przez jednostkę zewnętrzną, mający na celu sprawdzenie całej dokumentacji procesu wdrażania nowego systemu zarządzania i potwierdzenie, że jest on faktycznie zgodny z normą. Wszystko, co dzieje się pomiędzy audytami można nazwać procesem wdrożenia i certyfikacji systemu zrządzania organizacją.

Uzyskanie certyfikatu ISO – jakie kroki należy podjąć?

Pierwszym krokiem do uzyskania certyfikatu ISO jest wspomniane już przeprowadzenie audytu wstępnego, czyli badania firmy pod katem struktury organizacyjnej, prowadzonych przez firmę działań, zakresu uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych osób, czy wreszcie procesów produkcyjnych i dostarczających produkt końcowy do klienta.

Dodatkowo, pod uwagę wzięte zostają wymagania właściciela firmy odnośnie tego, jak powinna funkcjonować jego organizacja – wdrażaniem standardu nie zajmuje się zwykle sam prezes, ale ma on dużo do powiedzenia w kwestii tego jak jego firma powinna działać. Wynikiem audytu jest schemat organizacji wraz ze szczegółowym opisem poszczególnych aspektów i tego, jak porównują się one do obranej normy ISO. Przed rozpoczęciem tworzenia systemu zarządzania należy bowiem wiedzieć, które obszary wymagają natychmiastowej poprawy i jaka będzie strategia ich doskonalenia.

Kolejnym krokiem do certyfikacji będzie poprawianie wszystkich działań i procesów firmy do poziomu spełniającego założenia i cele firmowe, ale także te określone przez normę. Na tym etapie eliminuje się wszystkie działania niekorzystne i nieekonomiczne, dążąc do ich usprawnienia i osiągnięcia poziomu powtarzalności gwarantującego utrzymanie systemu zarządzania w obrębie normy.

Kolejnym krokiem jest wdrożenie dokumentacji, która będzie wyznacznikiem dla pracowników odnośnie tego jak wykonywać pracę na określonych stanowiskach w celu spełnienia wymogów normy ISO. Proces ten musi być w pełni kontrolowany i stopniowy, by nie stworzyć swoistej dezorganizacji i tym samym nie przyczynić się do zwiększenia ryzyka wystąpienia problemów. Po tym etapie następuje już tylko audyt końcowy.

Usługi certyfikacji iso – gdzie szukać odpowiedniej oferty?

Audyt certyfikacyjny jest niezależnym badaniem potwierdzającym wdrożenie opartego o normę systemu zarządzania firmą i jako taki musi zostać wykonany przez jednostkę certyfikującą ISO. Na rynku pojawia się dziś bardzo wiele tego typu ofert, jednak nie wszystkie są odpowiednim wyborem w celu uzyskania certyfikacji.

Firma certyfikująca ISO musi być jednostką akredytowaną, a więc uprawnioną do wydawania certyfikatów na podstawie prowadzonych przez siebie audytów. Pracujący dla niej audytorzy muszą być osobami niezależnymi, bezstronnymi, gwarantującymi rzetelne sprawdzenie wszystkich aspektów procesu wdrożenia i stosowania normy ISO. Tylko tak uzyskany certyfikat ma prawdziwe znaczenie i ma szansę zostać utrzymany przez wiele lat działalności firmy.