Jak rozliczać urlopy i czas pracy pracowników na umowie o pracę?

Prowadzenie dokumentacji pracownika oraz rejestrowanie czasu pracy jest bardzo istotną kwestią zarówno w małych, jak i średnich oraz bardzo dużych firmach. Zadaniem pracodawcy jest dopilnowanie, aby pracownik wywiązywał się z ustaleń zawartych w umowie oraz nie przekraczał bez uzgodnienia liczby godzin w jednym okresie rozliczeniowym. Jak dokładnie należy rozliczać czas pracy pracownika i jak zaznaczać w ewidencji czasu pracy urlopy? O czym pamiętać i jakich zasad przestrzegać, aby wszystko było uporządkowane i prowadzone zgodnie z prawem? Dowiedz się więcej na ten temat i zadbaj o porządek w dokumentach firmowych w swoim przedsiębiorstwie.

Czym właściwie jest czas pracy, okres rozliczenia oraz system czasu pracy?

Wydaje się oczywiste, że czas pracy pracownika, to liczba godzin w ciągu dnia, które spędza on na wykonywaniu obowiązków służbowych. To rozumowanie, chociaż jest bardzo logiczne, to nie do końca pokrywa się z prawdą. Zgodnie z prawem czas pracy to czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy, a nie jedynie godziny, w których wykonuje przydzielone mu zadania. Różnica wydawać mogłaby się dość subtelna, jednak należy mieć to na uwadze w rozliczaniu przepracowanych godzin przez pracownika, ponieważ ta kwestia w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę odgrywa istotną rolę i należy wziąć to pod uwagę przy dokonywaniu rozliczenia czasu pracy. W tym procesie bardzo istotny jest także okres rozliczenia, który najczęściej nie powinien przekraczać 4 miesięcy. W rolnictwie lub hodowli można stosować okres rozliczeniowy trwający 6 miesięcy, a w budownictwie czy rybołówstwie okres trwający 12 miesięcy. Okres rozliczeniowy to czas, na który planowane są zadania pracowników.

Dokonując rozliczenia pracowników w kwestii przepracowanej liczby godzin, należy ściśle przestrzegać zasad dotyczących norm czasu pracy. W przypadku zatrudnienia pracownika na umowę o pracę w ciągu doby pracownik nie może przepracować więcej niż 8 godzin na dobę oraz więcej niż 40 godzin w ciągu 5-dniowego tygodnia pracy. Wszelkie nadwyżki w tym aspekcie należy traktować jako nadgodziny, które zgodnie z prawem muszą być dodatkowo płatne. Podczas rozliczania pracy podwładnych, należy również wziąć pod uwagę indywidualny system czasu pracy w firmie, który powinien być jasno ustalony, a pracownik powinien być o nim poinformowany.

Stosuj innowacyjne programy kadrowe, aby ułatwić sobie ewidencję czasu pracy pracowników

Rozliczanie pracy pracowników nie jest prostym zadaniem i wymaga naprawdę dużej wiedzy kadrowej. Bez specjalistycznych narzędzi rozliczanie wszystkich kwestii może zająć naprawdę dużo czasu, dlatego też warto zainwestować w profesjonalne systemy lub szkolenia kadrowo-płacowe, które znacznie przyspieszą ten proces i wiele elementów uzupełnią samodzielnie. Dzięki temu nie tylko wszystko na pewno pójdzie bardzo szybko i sprawnie, ale ryzyko wystąpienia jakichkolwiek błędów zostanie ograniczone do minimum. Nowoczesne systemy kadrowe i płacowe są stworzone w taki sposób. Aby uzupełnianie poszczególnych pozycji było jak najmniej pracochłonne. Narzędzia tego typu bardzo od razu wyliczają samodzielnie wszystkie najważniejsze informacje, a zadaniem kadrowej lub księgowej jedynie skontrolowanie, czy wszystkie liczby rzeczywiście się zgadzają.

Nowoczesne narzędzia do rozliczania pracy pracowników jest niezbędne do poprawnego funkcjonowania każdego działu kadrowo-płacowego. Przyda się zarówno w dużej firmie, która zatrudnia kilkadziesiąt lub nawet kilkaset osób, jak i w zdecydowanie mniejszych przedsiębiorstwach. Warto rozważyć inwestycję w nowoczesny system kadrowo-płacowy, ponieważ jakiekolwiek błędy w dokumentacji płacowej mogą skutkować wysokimi karami.