Ewidencja kosztów w firmie – jak robić to lepiej?

Ewidencjonowanie kosztów w firmie może być jednym z bardziej czasochłonnych zadań, szczególnie  w sytuacji, gdy prowadzimy własną działalność gospodarczą i samodzielnie zajmujemy się kwestiami nadzorowania płatności, monitorowania terminów zapłaty i rozliczania dokumentów. Odpowiednie dokumentowanie wydatków i zachowanie regularności w generowaniu raportu kosztów jest niezbędne, jeśli chcemy sprawnie prowadzić księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję w ramach księgowości pełnej. Jak można ułatwić sobie pracę, jednocześnie dbając o zachowanie pełnej kontroli nad dokumentami?

Jakie działania obejmuje ewidencja kosztów w firmie?

Prowadzenie szczegółowej ewidencji kosztów w firmie obejmuje nie tylko zbieranie faktur kosztowych za wszystkie zrealizowane transakcje i wykonane zapłaty, ale też ich odpowiednie porządkowanie, monitorowanie statusów płatności, przypisywanie dokumentów do transakcji czy odpowiednie ujmowanie ich w księgach rachunkowych. Koszty mogą być podzielone na te związane z działalnością operacyjną i finansową, a dalej kolejno przypisywane do podziału według rodzaju i według powstawania. Kwestie te będą miały znaczenie przy odpowiednim prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz późniejszym planowaniu i rozdysponowaniu budżetu firmowego w celu osiągnięcia zysków.

Im skuteczniejszy i bardziej przejrzysty sposób ewidencjonowania kosztów, zbierania i przechowywania dokumentów kosztowych oraz raportowania wydatków, tym większa szansa na zachowanie pełnej kontroli nad wydatkami, nadchodzącymi płatnościami, zobowiązaniami i rozliczeniami.

Dlaczego warto zadbać o rzetelne przygotowanie ewidencji kosztów?

Jednym z podstawowych celów każdego przedsiębiorstwa jest maksymalizowanie zysków, które osiągamy nie tylko poprzez wzrost sprzedaży i przychodów, ale i obniżenie kosztów uzyskania przychodu. Rzetelne prowadzenie ewidencji kosztów pozwala znacznie skuteczniej planować budżet wydatków firmowych, przewidywać koszty niezbędne do zachowania sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale i eliminować te wydatki, które z perspektywy czasu mogą okazać się zbędne. Ewidencja ułatwia też przyporządkowywanie kosztów do określonych kont, wskazując rodzaje kosztów najbardziej obciążających przedsiębiorstwo i tych, które mogą zostać zminimalizowane (np. poprzez optymalizację produkcji).

Przejrzyste i rzetelne przygotowanie ewidencji kosztów to także znaczące ograniczenie ryzyka popełnienia błędów przy rozliczaniu się przed organami podatkowymi, wyeliminowania ryzyka przeoczenia nadchodzących zobowiązań i płatności, a także bieżącego monitorowania wydatków okresowych w celu lepszego ich rozplanowania. Jest to szczególnie ważne dla firm, które korzystają z bardziej skomplikowanych systemów rozliczeń (np. płatności split payment), posiadają stałe zobowiązania lub są dłużnikami regulującymi swoje należności względem wierzyciela – terminowość i prawidłowość spłat jest tu kluczowa dla zachowania płynności finansowej firmy, a tą znacznie łatwiej zachować mając pełną kontrolę nad kosztami firmy.

Ewidencja kosztów w firmie – jak robić to lepiej?

Aby ułatwić sobie prowadzenie ewidencji kosztów w firmie i zachować pełną kontrolę nad wydatkami związanymi z jej prowadzeniem, warto już od początku prowadzenia działalności postawić na konkretne rozwiązania systemowe umożliwiające systematyczność przygotowywania i pewność przechowywania niezbędnej dokumentacji. Pierwszą i podstawową zasadą prowadzenia ewidencji powinna być przejrzystość: wszystkie faktury kosztowe powinny być na bieżąco przypisywane do odpowiednich im komórek i działów w firmie, usprawniając generowanie raportów niezbędnych do analizy kosztów firmowych.

Dobrym rozwiązaniem usprawniającym ewidencję kosztów w firmie i pozwalającym prowadzić ją lepiej są dostępne programy księgowe korzystające z wbudowanych systemów kontroli kosztów. Wśród dostępnych tam opcji mogą pojawić się między innymi systemy kontroli statusów płatności, opcje dodawania i przypisywania dokumentów do poszczególnych transakcji, tworzenie adnotacji split payment, opcje rozliczania płatności, a także automatyczne generowanie raportów i zestawień dokumentów kosztowych. Tak prowadzona ewidencja, szczególnie rozpoczęta w małej firmie i kontynuowana wraz z jej rozwojem pozwala już od początku uporządkować schematy pracy z dokumentami księgowymi i zbudować struktury, przy których ewidencja kosztów w firmie staje się prostą formalnością. Możliwości takie oferuje między innymi program do fakturowania online Melpe, który możesz przetestować za darmo przez 30 dni, zyskując pełen dostęp do wszystkich funkcji fakturowych, rozrachunkowych i kosztowych oraz systemu CRM.