Jakie plusy ma fakturowanie online?

Wystawianie faktur dokumentujących sprzedaż jest jednym z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy, jednak sam proces fakturowania potrafi być dla wielu dość uciążliwym zadaniem. Co do zasady, przedsiębiorca w Polsce może zadecydować o samodzielnym prowadzeniu księgowości, współpracy z biurem rachunkowym lub zatrudnieniu wewnętrznej księgowej, która zajmie się prowadzeniem wszystkich działań związanych z fakturowaniem i księgowaniem transakcji. Z perspektywy małych i średnich firm najkorzystniej wychodzi zwykle księgowość samodzielna lub współpraca z biurem przy samodzielnym wystawianiu faktur. Korzystanie ze sprawnych programów do fakturowania online jest w takim scenariuszu niezastąpione. Jakie plusy ma fakturowanie online i dlaczego warto z takiej opcji skorzystać?

Przechowywanie wszystkich faktur w jednym miejscu

Kwestia archiwizacji i właściwego, bezpiecznego przechowywania dokumentów sprzedażowych oraz faktur jest oczywiście kluczowym elementem działań księgowości. Zapisywanie faktur wyłącznie na komputerze służbowym nie jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem, szczególnie gdy zapominamy o wykonywaniu regularnych kopii zapasowych.

Jako że przepisy wymagają od przedsiębiorców przechowywania faktur przez okres 5 lat, zdecydowanie warto zainwestować tu w bardziej niezawodne systemy ich archiwizacji.

Fakturowanie online jest w tej kwestii niezawodne – wystawione faktury są przechowywane w chmurze, łatwe do wyszukania dzięki systemowi numeracji i automatycznego katalogowania dokumentów, a dodatkowo eliminuje potrzebę drukowania dokumentów i przechowywania ich w papierowej wersji, w kilkudziesięciu segregatorach wymagających regularnego przeglądania i niszczenia starych dokumentów.

Dostęp do dokumentów możliwy dla wszystkich uprawnionych osób w firmie

Wybierając odpowiedni program do fakturowania online warto zwrócić uwagę na możliwości, jakie daje w zakresie przypisywania użytkowników do obsługi programu. Niektóre z dostępnych narzędzi wprowadzają całkowity brak limitu użytkowników, dzięki czemu przedsiębiorca może utworzyć konta dla poszczególnych pracowników i przydzielić im uprawnienia dostępu do określonych dokumentów, zgodnie z pełnioną przez nich rolą w firmie. W efekcie każdy, kto potrzebuje uzyskać podgląd na wystawiane faktury, możliwość przesyłania ich do klientów czy analizowania raportów sprzedażowych może uzyskać do nich dostęp bez przekraczania swoich uprawnień i docierania do konkretnych typów dokumentów czy funkcjonalności programu bez odpowiedniej zgody.

Oszczędność czasu i kosztów

Samodzielne prowadzenie księgowości i fakturowanie transakcji to zdecydowanie jedno z najbardziej wymagających czasowo przedsiębiorcy. Bez odpowiedniej organizacji czasu i wsparcia ze strony narzędzi takich jak programy do fakturowania online, samodzielne prowadzenie księgowości może odbierać czas, który chcemy poświęcić na dalsze rozwijanie biznesu, pracę nad kolejnym i projektami czy wzmacnianie komunikacji w zespole. Wybierając program do faktur online ograniczasz czas pracy z dokumentami sprzedaży do minimum: z łatwością wystawisz tu fakturę w kilka minut, pobierając wszystkie dane kontrahenta z systemów CEIDG i bazy GUS – dokument uzupełnia się automatycznie po wpisaniu numeru NIP, a do sprzedawcy należy umieszczenie na fakturze wyłącznie danych konkretnej transakcji. Oszczędzasz też przy tym na kosztach, bo przesłanie faktury online i samodzielne jej wystawienie to koszty minimalne, szczególnie przy programach, dla których miesięczny abonament kosztuje nie więcej niż kilka zł miesięcznie.

Wiele możliwości dostarczenia faktury

Standardowe faktury papierowe muszą być przekazywane do klienta osobiście lub drogą pocztową, co nie jest oczywiście korzystne z perspektywy czasu ich dostarczenia czy ilości generowanego papieru. Faktury drukowane muszą być też odpowiednio przechowywane i archiwizowane, co samo w sobie stanowi dodatkowe wyzwanie. Programy do fakturowania online znacząco upraszczają schemat dostarczania faktur, otwierając zupełnie nowe możliwości ich przesyłania i odbierania. E-faktura może zostać pobrana na komputer i przesłana do klienta drogą e-mail, przesłana bezpośrednio z poziomu programu do fakturowania lub, dla klientów wymagających dokumentów w formie papierowej, wydrukowana, podpisana i doręczona osobiście lub przesłana pocztą tradycyjną.

Łatwiejsza windykacja należności i kontrola terminów zapłaty

Nieopłacone faktury mogą generować dla przedsiębiorców sporo strat i luk budżetowych, podczas gdy często sprawą rozwiązującą problem jest skuteczna wczesna windykacja i kontrola terminów należnych zapłat. Z programami do fakturowania online można co raz częściej przesyłać automatyczne przypomnienia o nadchodzącym terminie do odbiorców faktur, a w razie pominięcia terminu zapłaty, pierwsze przypomnienia i wezwania do zapłaty.