Co daje system CRM?

Systemy CRM są jednym z bardziej praktycznych narzędzi do skutecznego zarządzania relacją z klientami i potencjalnymi nabywcami. Dostępne w formie samodzielnego oprogramowania lub wbudowane w większe programy do zarządzania działaniem firmy (np. programy do fakturowania), systemy CRM umożliwiają planowanie działań, tworzenie baz danych, zbieranie informacji o klientach oraz bieżące podtrzymywanie relacji z nimi. Korzystanie z systemu CRM daje unikalny wgląd w codzienną pracę działu sprzedaży i w znaczący sposób ułatwia jego funkcjonowanie. Jakie możliwości otwiera przed firmą inwestycja w system CRM i dlaczego warto z niego korzystać niezależnie od rozmiaru firmy i skali jej działalności?

Czym jest system CRM?

Podstawowym zadaniem systemu CRM, zgodnie z nazwą (z angielskiego CRM – Customer Relations Management) jest porządkowanie pracy działu handlowego w firmie, ze szczególnym naciskiem na zarządzanie relacjami z obecnymi i potencjalnymi klientami oraz przechowywanie informacji o podejmowanej z nimi komunikacji. Korzystając regularnie z możliwości systemu CRM firma jest w stanie gromadzić historię działań i komunikacji z klientem, opracowując na jej podstawie strategię dalszych rozmów i kontaktów handlowych. CRM poprawia zarówno wewnętrzną dynamikę pracy zespołu, jak i bezpośredni kontakt z klientami i potencjalną grupą odbiorców. Właściwie wykorzystany pozwoli oceniać szanse sprzedażowe, tworzyć nowe oferty handlowe dopasowane do profilu klienta, prognozować przychody, przygotowywać strategię działania i analizować wszystkie kontakty z klientami pod kątem pozyskiwania kolejnych potencjalnych nabywców.

Najważniejsze możliwości i funkcje systemów CRM

O ile poszczególne rozwiązania zastosowane w systemach CRM dostępnych na rynku mogą różnić się od tych stosowanych przez konkurencję, podstawowe możliwości i funkcje oprogramowania są mocno zbliżone i skupiają się na osiąganiu tych samych celów. CRM ma przede wszystkim służyć przechowywaniu informacji o kontrahentach w sposób ułatwiający ich katalogowanie, zarządzanie danymi, planowanie sprzedaży, analizowanie transakcji i przeprowadzanie poszczególnych transakcji przez wszystkie etapy szans sprzedaży. Przez zebranie wszystkich informacji w jednym programie i ich uporządkowanie, system CRM uniezależnia komunikację z klientem od rotacji kadrowych w firmie – nowy pracownik wchodzący na dane stanowisko i zyskujący dostęp do CRM może zapoznać się z całą historią współpracy firmy z danym klientem, odnaleźć jakie są szanse sprzedaży dla danej transakcji, przygotować się do dalszych rozmów z nabywcami i kontrahentami, a także poprowadzić dalej działania rozpoczęte przez swojego poprzednika. CRM ułatwia w ten sposób także komunikację wewnątrz zespołu – jeśli konieczne jest przekazanie klienta drugiej osobie, wystarczy by ta zyskała dostęp do jego danych w systemie CRM i zapoznała się z całą historią relacji z danym klientem.

Ważną cechą niektórych systemów CRM wyróżniającą je na tle konkurencji jest możliwość fakturowania transakcji bezpośrednio z poziomu CRM lub programu do fakturowania, z którym został połączony. Opcję taką daje m.in. Melpe, dzięki któremu wszystkie faktury i transakcje danego klienta są przypisane bezpośrednio do jego kartoteki w systemie CRM i dzięki któremu dział handlowy ma jeszcze lepszy wgląd w to jak zakończone zostały poszczególne transakcje i relacje z klientami i kontrahentami. CRM ułatwia wystawianie faktur, zbierając wszystkie niezbędne informacje o kliencie w jednym miejscu, a nawet pozwalając na przypisanie do niego określonych towarów i usług z których korzysta najczęściej.

Z pomocą systemu CRM możesz skuteczniej organizować wszystkie dokumenty sprzedażowe i tworzyć bazy danych na podstawie zebranych informacji o klientach. Jeśli w Twoim zespole pracuje wiele osób, przypisywanie ról pracownikom mającym dostęp do systemu CRM może być kolejnym dużym ułatwieniem i drogą do optymalizacji pracy zespołowej. Jako rozbudowane narzędzie do planowania i organizacji pracy, CRM jest oprogramowaniem którym warto zainteresować się planując poprawę budowania i utrzymywania relacji z klientami.

Kiedy warto skorzystać z systemu CRM? Podstawowe zalety oprogramowania

Z systemów CRM mogą korzystać zarówno małe firmy podtrzymujące stałe relacje z małym gronem nabywców i klientów, jak i większe przedsiębiorstwa obsługiwane na co dzień przez rozbudowany zespół handlowy i przechowujące wiele informacji na temat podejmowanych rozmów, negocjacji i sprzedaży. Systemy CRM pozwalają przechowywać wszystkie informacje o prowadzonych działaniach sprzedażowych w sposób zorganizowany i automatyzować podejmowane kroki w relacjach z klientami tam, usprawniając pozyskiwanie wartościowych kontaktów.